naar een voorbeeld van een invulformulier "communicatieplan"
lees verder over mogelijkheden bij het technisch ondersteunen van de info uitwisseling

Doeltreffend communiceren in het bin zal het resultaat zijn van volgende drie elementen : 

• een goed bedachte inhoud :  waarover gaan we communiceren, welke zijn de bronnen van deze info, wat is het karakter van het bericht …
• een prima organisatie :  wat plannen we aan procedures, afspraken, beheer en opvolging van gegevens om de communicatie te kunnen maken….
• een functionele technische ondersteuning :  welke middelen gaan we gebruiken om de info uit te wisselen (een gestructureerde mix op basis van telefoon, sms, mail, drukwerk,….)

Deze drie elementen zijn erg gerelateerd en beïnvloeden elkaar.  Met gesprekken rond binfoon of cin/bin en bin.sms zijn we vooral in de sfeer van organisatie en techniek.  
In deze nieuwsbrief staan we even stil bij het element “ inhoud ”.   

Het is heel belangrijk om hier met alle bin partners een gezamenlijke en duidelijke inventaris op te maken.   De belangrijkheid en de waarde van een informatie wordt enerzijds beoordeeld vanuit de politionele kant (wat kan de communicatie aanbrengen aan info of bijdrage aan de oplossing ?) en anderzijds vanuit de kant van de betrokken inwoners (welke berichten kunnen ons geruststellen, advies geven ivm voorkomen, preventie…). 
Het is dus een belangrijke uitnodiging naar open overleg ! 

Laten we even nagaan in welke situaties de politie of de stuurgroep een bericht stuurt aan de leden van het buurtinformatienetwerk :

• bij feiten of dreiging :  er zijn feiten gebeurd of aan het gebeuren, er is een dreiging gekend, er volgt een oproep naar alertheid en mogelijke feedback aan de politie.
• bij fenomenen (zoals rondtrekkende dadergroepen, valse identiteiten, oplichting, gekende of nieuwe modi operandi,…) die zich lokaal of regionaal voordoen en zich veelal kunnen gaan herhalen.  Er volgt een oproep naar waakzaamheid en advies naar preventie.
• bij opzoeken van info :  de politie doet aan snelle navraag naar mogelijke info uit opmerkzaamheid, een oproep naar samenwerking. 
• wanneer info objectiverend kan zijn : de politie stelt de gebeurtenissen in het juiste kader en brengt de subjectieve interpretatie dicht bij de objectieve waarneming.  Dit leidt tot resultaat en vertrouwen.  Dit kan ook op sollicitatie van de stuurgroep.
• bij nuttige feedback :  wanneer resultaat gekend is of een eerdere berichtgeving opgevolgd kan worden (bvb een verdacht voertuig is gecontroleerd, een gestolen voertuig is teruggevonden, een diefstal is opgelost…)
• bij vraag naar algemene preventie-inspanningen :  naar aanleiding van bepaalde periodes (bvb naar vakantieperiodes, invallen van de winter,…) of nieuwe adviezen of bij nieuwe uitdagingen (bvb gps toestellen in voertuigen,…)
• bij een periodiek contact :  wanneer de stuurgroep het kan waarmaken is een regelmatig overzicht van de communicatie, meldingen, veiligheidsbeleving en de inspanningen bij de politie een welgekomen inhoud van een nieuwsbrief.
• bij een organisatorische melding :  zoals een uitnodiging tot vergadering, evaluatie, preventievoordracht, actualiseren van het bin lidmaatschap, mededeling….

Wat leren we daaruit ?

Berichten zijn door de graad van dringendheid en nodige aandacht te kenmerken.

Een aantal van deze situaties geeft aanleiding tot een dringend bericht dat om reactie vraagt.  In andere situaties is de hoogdringendheid veel minder, maar wil het bericht gelezen worden met veel aandacht.  In nog andere van deze situaties is het bericht enkel informerend en ook niet dringend. 

De kwalificatie van deze berichten, van dringend tot niet dringend, van veel aandacht tot informerend, zal zich vertalen in de manier waarop deze informaties best zullen worden doorgestuurd.  Een niet dringende en informerende periodiek kunnen we met de mail versturen of als drukwerk posten.  Een dringend en belangrijk bericht moeten we met een snel en alerterend telefonisch systeem (via telefoon of sms) bij de mensen krijgen.  Een bericht dat veel aandacht nodig heeft, zonder hoogdringendheid kunnen we afleveren via een mail die is aangekondigd (bvb door een sms bericht).

Nuttige berichten zijn er ook naast de heterdaad situaties !

Veelal denken we bij bin berichten aan de “heterdaad” situaties, de feiten of dreigingen die zich lokaal in onze buurt voordoen.  Dit spreekt ook het meest tot de verbeelding en tot het nagestreefd effect-scenario : de dief kan worden gevat !

Gelukkig zijn deze heterdaad situaties erg beperkt of willen we alvast via deze samenwerking deze situaties heel beperkt kunnen houden.   Maar preventie is veel meer dan reageren op een gebeuren. 

Als U bovenvermelde situaties doorneemt, dan is het merendeel van de situaties die aanleiding geven tot communicatie los van een heterdaad gebeuren.   Deze communicatie is erg doeltreffend omdat ze pro-actief is en dus kan voorkomen dat feiten gebeuren of fenomenen zich lang in onze regio voordoen.  
Wellicht is het resultaat wat minder zichtbaar, maar een diepere analyse (bvb de verhouding pogingen tot geslaagde feiten, de duur van een fenomeen-passage…) kan aantonen dat we gerust de ambitie mogen hebben om wat meer gebruik te maken van deze situaties om te communiceren in het bin !  Het loont !

Bovenlokaal samenwerken is een prima bron van pro-actieve berichten !

Als we deze situaties doornemen, dan zijn heel wat politiediensten een zeer goede bron van informatie :  naast de interventie en dispatching (lokaal en federaal) die de lokale heterdaad situaties melden, zijn tevens de preventie, recherche… bij de lokale politie dicht betrokken.

En niet alleen lokaal maar ook de bovenlokale politiediensten ( Federale Politie, AIK, fenomeenanalyse, …) zijn heel doeltreffende partners om fenomenen te zien en te melden.

Feedback berichten en preventieve tips kunnen worden aangeleverd vanuit andere diensten en zelfs federale preventiediensten.  Ze bouwen door hun accurate info sterk aan het vertrouwen. 

BESLUIT : 

1. we maken een overzicht van situaties die aanleiding geven tot communicatie in het bin
2. we kenmerken deze berichten naar dringendheid en vraag naar aandacht
3. we gaan na welke de bronnen zijn van deze informatie
4. we kunnen daarbij de beste technische ondersteuning vermelden en de daarbij horende organisatie afleiden
5. we kunnen daarbij een frequentie inschatten

TIP :   durf een overleg te organiseren met de stuurgroep en de politie omtrent “inhoud” en zet deze oefening op papier !   Klik hier even door naar een voorbeeld formulier.

RESULTAAT  :  

1. Je bekomt een duidelijk zicht op de mogelijke communicatie, de inhoud, frequentie, mogelijke bronnen en kwaliteit….   Je hebt dan een leidraad om periodiek te evalueren en bij te sturen, de bronnen uit te breiden en meerdere diensten uit te nodigen om deel te nemen.
2. Jullie analyse van de mogelijke communicatie geeft jullie een objectief en constructief advies om de toe te passen technieken (gebruiken we telefoon, sms, mail, drukwerk…) en engagementen (hoeveel berichten verwachten we te gaan versturen…) te beoordelen.